Деловая переписка является одним из важнейших способов взаимодействия организации с внешним миром. Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия.
На специфику переписки оказывают влияние:
- отраслевая принадлежность предприятия. Так, например, в обязательном порядке происходит документирование отношений с заказчиком и подрядчиками в строительной деятельности, с покупателями и поставщиками в оптовой торговле и т.п.;
- размер предприятия. Отметим, что в больших компаниях оперативная переписка между подразделениями иногда перерастает в систему запросов и отписок, направленную не на решение вопроса по существу, а на изображение бурной деятельности.
Зачем это нужно?
Отсутствие системности в управлении корреспонденцией на больших предприятиях (в случаях, когда в деловую переписку с контрагентом вовлечены сразу несколько функциональных подразделений предприятия) зачастую приводит к отсутствию единства в оценке ситуации.
Так, например, подразделение по снабжению, являющееся ответственным за оперативное взаимодействие с контрагентом по договору поставки товароматериальных ценностей, отказывается от приемки поставленного контрагентом товара в связи с ненадлежащим качеством последнего и направляет контрагенту соответствующее уведомление.
При этом контрагент направляет товаросопроводительные документы в адрес бухгалтерской службы, которая формально принимает товар к учету и подписывает акт сверки взаимных задолженностей, подтверждающий действительность права требования контрагента в отношении оплаты товара.
Актуальность выстраивания системного подхода к управлению корреспонденцией связана с решением двух важнейших для предприятия задач:
- формирование и последовательное воспроизведение позиции предприятия по оперативному вопросу, способному лечь в основу договорного спора (срыв сроков согласования, поставки или исполнения, ненадлежащее качество товаров, работ, услуг и т.п.);
- оперативное реагирование на вопросы, способные лечь в основу договорного спора, путем выдачи руководителем распоряжений по устранению недостатков, нарушений и пр.
Путем деловой переписки контрагенты выражают свои нарекания, которые могут перерасти в претензии, иски и предписания. Своевременное устранение причин таких нареканий, заблаговременное формирование единой позиции организации существенно усиливают правовую позицию предприятия в договорном споре и способствуют повышению эффективности его работы в целом.
Доказательства добросовестности
Встречный характер исполнения обязательств (ст. 328 ГК РФ), обязанность по оказанию содействия (например, ст. 718 ГК РФ) являются существенными обстоятельствами для оценки правомерности сделок стороны по договору при ненадлежащем исполнении или неисполнении договора другой стороной.
Например, доказательствами добросовестности подрядчика в споре, вытекающем из договора подряда, в случае ненадлежащего исполнения обязательств со стороны заказчика и будут являться письма-уведомления, письма-напоминания и пр. Факт просрочки выполнения работ (срыв календарных сроков), квалифицируемый по общему правилу как нарушение обязательств на стороне подрядчика, может быть признан судом просрочкой встречного исполнения. Это исключает применение к подрядчику мер гражданско-правовой ответственности в виде присуждения ко взысканию убытков и (или) неустойки.
Признание просрочки исполнения просрочкой встречного исполнения возможно, только если подрядчик сумеет доказать, что такая просрочка вызвана действиями и (или) бездействием заказчика. Доказывание таких обстоятельств будет гораздо более успешным при наличии развернутой оперативной переписки сторон по вопросам сотрудничества.
Работа по управлению корреспонденцией должна инициироваться и контролироваться юридической службой. Корреспонденция является одним из важнейших доказательств в гражданском и арбитражном процессе. Однако для того, чтобы корреспонденция приобрела статус доказательства, сторона должна не только обеспечить системное хранение переписки, но и доказать факты отправки и получения писем контрагентом.
Формы переписки
С учетом многообразия форм переписки (электронная, факсимильная, почтовая) следует жестко регламентировать использование той или иной формы для отправления того или иного вида сообщения, а также полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов оперативного характера. Так, например, внутренними нормативными документами предприятия может быть жестко установлено использование средств факсимильной связи для отправки уведомления о готовности к отгрузке, а для отправки коммерческого предложения - средств электронной почты.
Кроме того, отдельным организационным аспектом является регламентация использования факсимиле при подписании договоров и документов, связанных с их исполнением. Рекомендуется использовать собственноручную подпись представителя, полномочия которого установлены соответствующими документами (уставом или доверенностью). Это позволит существенно снизить риски оспаривания сделок по причине отсутствия (превышения) полномочий подписанта.
По результатам аналитической работы по подготовке перечня документов, связанных с заключением и (или) исполнением договора и определением формы их отправления и порядка их подписания со стороны предприятия, необходимо подготовить для утверждения руководителем предприятия соответствующие внутренние нормативные документы (положения или регламенты) либо изменения к ним. Также следует внести соответствующие изменения в шаблонные формы договоров.
Шаблонные формы договоров могут и должны содержать развернутые положения о порядке документального оформления сделок сторон по исполнению договора. К числу таких положений следует отнести включение в текст договора указания на оформление акта приемки-передачи документов, положений о направлении отдельных документов с использованием факсимильной связи/электронной почты, положений о порядке признания таких сообщений принятыми, обязанности по дублированию электронных документов документами на бумажных носителях и пр.
Данные положения договора, как правило, согласовываются контрагентом автоматически путем присоединения к стандартным условиям шаблонного договора, однако в случае возникновения судебных споров именно такие положения оказывают существенную помощь для оценки документа с позиции средства доказывания в арбитражном или гражданском процессе.
Основой выстраивания управления корреспонденцией на предприятии как системы является предоставление беспрепятственного доступа к корреспонденции заинтересованным лицам, жесткая централизация функции контроля за исполнением резолюций на входящую корреспонденцию, а также жесткая централизация функции контроля за единообразием позиции в исходящей корреспонденции. Последняя при этом, являясь инструментом предпретензионного (или предсудебного) урегулирования спора, попадает в сферу профессиональной ответственности юридической службы.
Практические рекомендации
Хотелось бы привести несколько рекомендаций практического характера по организации работы с деловой перепиской, которые позволят существенно повысить качество претензионно-исковой работы.
- Четкое разделение переписки на внешнюю (контрагенты, государственные органы, третьи лица) и внутреннюю.
- Указание на способ доставки документа, количества листов и приложений.
- Указание на место хранения оригинала (в составе номенклатуры дел).
- Указание на подписанта (для оценки его полномочий и влияния на доказательственную силу документа).
- Указание на проект (договор) (для облегчения подборки переписки по конкретному проекту/договору).
Чрезвычайно полезным с точки зрения систематизации доказательств является использование механизма обратных и перекрестных ссылок. Суть данного механизма сводится к установлению ссылок на реквизиты входящих и исходящих писем, посвященных предмету, при оформлении исходящего письма. Внутренними нормативными документами предприятия указание обратных и перекрестных ссылок может быть предусмотрено в качестве обязательного реквизита исходящего письма.
Такая система ссылок в случае применения программных средств автоматизации управления корреспонденцией позволит:
- оперативно построить перечень корреспонденции (как входящей, так и исходящей) по истории вопроса;
- более корректно организовать контроль исполнения поручений руководителя в виде резолюций на входящую переписку, поскольку в практике встречается повторение запросов, уведомлений и претензий контрагентов и государственных органов в связи с одним и тем же фактом ненадлежащего исполнения обязанностей предприятием.
Автоматическое выставление резолюции на каждое такое повторяющееся письмо приводит к дублированию задач, выставляемых подчиненным. Использование механизма обратных и перекрестных ссылок позволяет минимизировать риск подобного дублирования задач и оптимизирует работу сотрудников предприятия.
Любая работа с контрагентами (будь то направление письма или подписание акта сверки взаимных расчетов), в отношении которых у предприятия существуют оперативные конфликты, способные лечь в основу договорных споров, либо уже возникшие договорные споры, должна проходить под контролем юридического подразделения.
В заключение хотелось бы отметить, что использование письменной формы для выражения своей позиции, оценки ситуации или предъявления требований является наиболее предпочтительной с точки зрения сохранения конструктивного характера сотрудничества, поскольку документ доносит мысль и позицию, но не эмоции. Людей же зачастую обижают и оскорбляют не мысли, а форма их изложения. Что бы ни случилось в жизни вашего предприятия - пишите, будь то уведомление, требование или претензия, и не забывайте, что правила деловой этики и хорошего воспитания предполагают подтверждение получения письма, выражение благодарности и т.д. Поэтому пишите подтверждения получения, благодарности и рекомендации.
Читайте ещё по этой теме:
Автор: Е. Яргина