Общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью (ООО) как орган управления

Общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью, согласно Закону «Об обществах с ограниченной ответственностью» является высшим органом управления Обществом. Закон разделяет исключительную компетенцию общего собрания – то есть круг вопросов, который не может передан другим органам управления общества и остальную компетенцию, то есть вопросы, решение которых может быть отнесено уставом общества, как к компетенции общего собрания, так и компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества. Общее собрание участников созывается для вопросов существования и жизнедеятельности Общества – определения общих направлений деятельности, участия в союзах, объединениях юридических лиц, избрания органов управления общества и ряда других.

Закон разделяет общие собрания участников на очередные и внеочередные.

Законом оговорено, что в Уставе общества должен быть установлен срок проведения очередного собрания, на котором утверждаются годовые итоги деятельности общества. Важнейшими вопросами очередного общего собрания является утверждение итогов деятельности общества за год и распределение прибыли. Законом определены сроки в пределах которых должно быть проведено очередное собрание участников. Уставом общества могут быть установлены иные сроки для проведения очередных собраний – раз в квартал, раз в месяц, раз в полгода. Закон дает в данном случае возможность участникам самостоятельно определить сроки в которые проводится очередное собрание, оставляя оговорку, что очередное собрание должно проводиться не реже, чем раз в год.

Все собрания, которые проводятся помимо очередных, являются внеочередными и целью их созыва является решение вопросов деятельности общества, не терпящих отлагательств.

Законом предусмотрена процедура заочного порядка принятия решений участниками.

Согласно Закону очередные собрания, созываются исполнительным органом общества. Созыв осуществляется путем направления участникам заказного письма, по адресу, имеющемуся у исполнительного органа всем участникам общества, в котором указываются время и место проведения собрания, предполагаемая повестка дня собрания. Такое письмо должно быть направлено участнику не позднее тридцати дней до проведения собрания. Почетная обязанность по созыву очередного, как впрочем и внеочередного собрания возложена на исполнительный орган общества в силу того, что без участия этого органа проведение, скажем, собрания на котором будут утверждаться итоги деятельности за год было бы весьма затруднительно, кроме того, именно этот орган в первую очередь обладает списком всех участников общества на момент созыва собрания.

Исполнительный орган общества не является с точки зрения закона об обществах с ограниченной ответственностью единственно возможным инициатором созыва собрания. Так созыва общего собрания имеют права требовать совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизор (ревизионная комиссия), аудитор общества, а так же участники, обладающие не менее, чем одной десятой от общего числа голосов в обществе. Следует отметить, что закон строго указывает именно на количество голосов, поскольку размер доли и количество голосов конкретного участника могут (если так указано в уставе самого общества) не совпадать. Исполнительный орган общества имеет право отказать, по причинам указанным в законе (не соответствие предлагаемых вопросов действующему законодательству, или компетенции общего собрания или просто из вредности) и в таких случаях инициатор проведения собрания имеет право созвать его по собственной инициативе. Расходы на созыв такого собрания (почтовые рассылки, аренда помещения для проведения собрания, приглашение нотариуса для фиксации результатов голосования, приглашение профессиональных стенографисток, или аренда аудио аппаратуры для проведения собрания) могут быть возмещены обществом по решению общего собрания участников.

Верховный суд РФ указал в одном из Постановлений, что созыв внеочередного собрания участников самими участниками по собственной инициативе не является нарушением порядка созыва собрания и не влечет его недействительности. Исходя из смысла Закона и вышеуказанного Постановления исполнительный орган, играет в данном случае техническую роль оповещения участников Общества.

Закон об ООО является в большинстве случаев достаточно демократичным по отношению к участникам общества в вопросах самостоятельного определения сроков и порядка совершения определенных действий – так устав общества может изменить сроки созыва общего собрания участников на более короткие (что целесообразно при малом количестве участников и их близком территориальном расположении). Было бы несколько удивительно, если бы возможность иного варианта, чем уведомление о созыве общего собрания посредством направления заказного письма трем участникам общества, которые живут в одном городе, являются так же и работниками того же общества на разных должностях, была бы прямо запрещена законом. Согласно Закону устав Общества может определять иной порядок уведомления участников общества и предусматривает, что уставом же могут быть определены иные сроки созыва очередного собрания, не делая никаких оговорок по этому поводу. Предполагается, что сроки, определенные уставом общества должны быть разумны, поскольку участнику должна быть предоставлена возможность подготовиться к собранию. Если речь идет об очередном собрании, на котором утверждаются итоги деятельности общества за год и избираются органы управления обществом, то участникам должна быть предоставлена возможность для ознакомления с материалами собрания. Годовой отчет о деятельности общества, годовой бухгалтерский баланс, отчет ревизионной комиссии об итогах проверки годового отчета и бухгалтерского баланса и кандидатуры в органы управления обществом должны быть предоставлены участнику в порядке, предусмотренном уставом, а если устав не содержит таких указаний, то в порядке, предусмотренном Законом.

Закон предусматривает, что материалы общего собрания должны быть получены участником одновременно с уведомлением о проведении собрания, а если повестка дня собрания будет изменена, то дополнительные материалы должны быть предоставлены одновременно с получением участником уведомления об дополнительных вопросах повестки дня собрания. Как уже говорилось выше устав допускает иной порядок ознакомления участников с информацией о собрании и материалами, так из возможных вариантов – обеспечение доступа к материалам непосредственно в месте нахождения исполнительного органа общества, в определенные часы, обеспечение доступа к материалам у определенного уставном лица, рассылка материалов по электронной почте, размещение на определенном сайте или публикация в СМИ.

Основным критерием, который должен учитываться при определении порядка доступа к материалом общего собрания, является целесообразность, выполнимость и обеспечение прав участников на доступ к информации об обществе.

Закон предоставляет возможность участникам описать детально процедуру подготовки и проведения общего собрания в уставе или в ином документе, который должен быть утвержден решением общего собрания участников (так называемый внутренний документ общества). Создание и утверждение такого отдельного документа оправдано, поскольку периодически возникает потребность предоставлять партнерам по бизнесу или другим заинтересованным лицам устав, а кроме того, изменение процедуры подготовки и проведения общего собрания, прописанной в уставе потребует помимо проведения общего собрания участников внесения изменений в устав общества и регистрацию этих изменений в установленном порядке. Чаще всего такой документ называется «Положение о порядке подготовки и проведения общего собрания участников Общества с ограниченной ответственностью «ХХХ». Обычно в такие Положения включается порядок созыва общего собрания участников, полномочия и действия исполнительных органов или самих участников в части подготовки общего собрания участников, порядок уведомления участников общества (заказным письмом, телеграммой, телетайпом, электронным письмом на определенные адреса или с определенного адреса, голубиной почтой или иным способом позволяющим идентифицировать отправителя), порядок регистрации участников собрания (кто проводит регистрацию участников, в какой форме она осуществляется) порядок проведения собственно собрания (каким образом избирается председатель собрания, кто ведет протокол собрания, как фиксируются выступления участников, каков порядок проведения голосования), порядок фиксации результатов собрания (кто и каким образом составляет протокол собрания, где он храниться, в каком порядке предоставляется участникам общества). Такой документ должен утверждаться решением общего собрания и конечно утверждение такого рода документов это отдельный вопрос повестки дня.

Как уже отмечалось выше, закон об обществах с ограниченной ответственностью достаточно демократичен в плане подготовки участников к общему собранию и позволяет участникам общества, обладающим любым количеством голосов вносить свои предложения по вопросам, включаемым в повестку дня собрания, хотя и выставляет временные рамки для подачи таких предложений. Поскольку соблюдение сроков и порядка уведомления участников – это в первую очередь соблюдение прав самих участников – такие предложения должны быть поданы до истечения пятнадцати дневного срока до даты, когда будет проведено собрание, который отводит закон на сообщение участникам о дополнительных вопросах повестки дня собрания. При этом в повестку дня собрания не могут включаться вопросы, решение которых не входит в компетенцию общего собрания участников или которые противоречат закону об ООО. Конечно, участники могут рассмотреть такой вопрос и даже принять по нему решение и занести в протокол, но юридическая сила и последствия такого решения будут ничтожны. Несомненно, участники общества, как хозяева бизнеса вправе согласовывать с исполнительным органом назначение ключевых фигур юридического лица – главного бухгалтера, заместителей директора и так далее, но отражение такого согласования в протоколе собрания будет иметь примерно такую же юридическую силу, как согласование времени восхода и захода Солнца с Гидрометцентром.

Закон допускает оговорку, что нарушение процедуры подготовки к собранию может быть признано незначительным, если в собрании участвуют все участники общества. Наверно имеет смысл отвлечься от чисто юридической модели общества с ограниченной ответственностью и вспомнить, что это коммерческая организация, участники которой в первую очередь объединили свои капиталы для получения прибыли, и большинство вопросов требуют оперативного вмешательства участников в жизнь общества, поскольку промедление может грозить убытками или даже потерей бизнеса. Поэтому, совместное присутствие всех участников собрания является достаточным основанием для признания такого собрания легитимным, несмотря на нарушения порядка его созыва.

Собрание проводиться в месте, указанном в уведомлении о созыве собрания, и начинается в то время, которое указано в уведомлении. Началу собрания предшествует регистрация участников. С точки зрения закона, да и здравого смысла, такая регистрация должна осуществляться путем составления в любой разумной форме списка участников собрания с указанием их долей в уставном капитале общества. Регистрацию участников должен организовать исполнительный орган, или инициатор собрания, если инициатором является иное лицо или орган общества (совет директоров, ревизор (ревизионная комиссия), аудитор или участники общества). Для регистрации участников возможно привлечение нотариуса, иного третьего лица, если конечно привлечение третьих лиц к проведению собрания не противоречит уставу общества или его внутренним документам. Закон не содержит требований к кворуму на собрании участников, это объясняется тем, для принятия решений общим собранием участников требуется простое, квалифицированное большинство голосов или единогласное решение всех участников общества. Учитывая, что на практике общее число участников может составлять например три человека, то определение кворума для проведения в 30 % от общего числа участников, а законность принятых решений в большинство от присутствующих на общем собрании участников даст плодороднейшую почву для злоупотреблений со стороны недобросовестных бизнесменов.

Закон предусматривает, что незарегистрированный участник не имеет права участвовать в голосовании. Если не имеется формальных подтверждений, установленных законом или уставом наличия участника на собрании, его голос не может учитываться при определении результатов голосования.

Как показывает практика, в небольших обществах собрания происходят посредством составления протокола по инициативе заинтересованного подразделения – юридического отдела, бухгалтерии, отдела кадров. При этом экономится огромное количество времени на уведомления участников, собственно проведение собрания и прочие формальности. Страховкой на будущее от конфликтов между участниками и юридических рисков могут стать подписи всех участников общества в протоколе собрания, как подтверждение их участия в «общем собрании».

Правом принимать участие в общем собрании обладают участники общества или их представители. Полномочия представителей должны подтверждаться либо соответствующими документами (в том случае, если участник общества – другое юридическое лицо, должен предоставляться протокол (решение), подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа) или доверенность представителя – соответственно от юридического лица – подписанная руководителем юридического лица или удостоверенная нотариально. От физического лица должна быть представлена нотариально удостоверенная доверенность или иной документ, приравниваемый к нотариально удостоверенной доверенности в понимании Гражданского кодекса.

Закон указывает, что собрание открывает исполнительный орган общества или инициатор собрания. В том случае, если уставом не предусмотрена иная процедура открытия собрания, лицо, открывающее собрание предлагает избрать председателя собрания и секретаря собрания. Законом предусмотрено, что при отсутствии иных указаний в Уставе общества, при обсуждении порядка проведения собрания каждый участник имеет один голос. После утверждения порядка проведения собрания можно приступать к обсуждению повестки дня.

Вместе с тем, устав или внутренний документ, регламентирующий порядок проведения собрания может установить иной порядок проведения собрания. Так уставом может быть предусмотрено, что собрание проводит председатель совета директоров (наблюдательного совета) если такой создан в обществе, участник, владеющий наибольшим пакетом, любой иной конкретно определенный участник или лицо его заменяющее.

Председательствующий на собрании организует обсуждение повестки дня собрания. Организация составления протокола является в соответствии с законом обязанностью исполнительного органа. Однако, составление протокола иным лицом, участвующим в собрании не может быть признано нарушением порядка проведения собрания, влекущим негативные последствия, поскольку закон предусматривает обязанность исполнительного органа «организовать ведение протокола». Такая «организация может состоять в предоставлении исполнительным органом бумаги, пишущих принадлежностей и оргтехники для составления протокола в окончательном виде.

В соответствии с законом количество голосов у каждого участника пропорционально размеру его доли в уставном капитале. Вместе с тем уставом может быть предусмотрен иной порядок определения голосов, имеющихся у каждого участника. Такой порядок может быть предусмотрен уставом при создании общества, или внесен в форме изменений впоследствии. Изменения, определяющие количество голосов участников не пропорциональное размерам долей в уставном капитале должны быть утверждены посредством единогласного решения всех участников общества. При решении ряда вопросов следует иметь в виду, что решение по ним может быть принято, если за них будет подано определенное законом или уставом количество голосов.

Так, в соответствии с законом решение об изменении устава общества и об увеличении уставного капитала общества может быть принято большинством в две трети голосов от общего количества голосов участников общества. Устав Общества может предусматривать также большее количество голосов, которые должны быть поданы за решение этого вопроса и определить круг других вопросов, решение по которым должно приниматься большинством в две трети голосов. Решения о внесении изменений в учредительный договор, а так же принятие решений относительно реорганизации или ликвидации общества принимается участниками единогласно. Закон предписывает участникам принимать единогласно решения в случаях, связанных с наделением всех участников дополнительными правами и обязанностями, операциями, связанными с изменением уставного капитала, соотношениями долей при приеме третьих лиц в число участников общества, изменениями, связанными с предоставлением объема права (например, преимущественного права покупки отчуждаемой доли) непропорциональных доли в уставном капитале. Единодушное решение участников необходимо также при изменении порядка распределения прибыли и определения числа голосов каждого участника. В законе имеются так же и иные прямые указания на необходимость единогласного голосования по ряду вопросов.

Закон предусматривает ряд вопросов, которые решаются квалифицированным большинством. Так две трети голосов необходимо для открытия филиалов и представительств Общества, предоставления дополнительных прав и обязанностей определенному участнику, принятия решений о внесении вкладов в имущество и некоторых других. Уставом общества может быть предусмотрено большее количество голосов для принятия такого рода решений.

Голосование на общем собрании открытое, осуществляется посредством поднятия рук. Закон не ограничивает участников общества в определении способов голосования – посредством бюллетеней, разноцветных шариков, посредством вверх большого пальца – «за» и или опускания вниз «против», вариантов может быть бесконечное множество. Главное чтобы принятый участниками способ голосования был зафиксирован в Уставе.

Члены совета директоров (наблюдательного совета) могут избираться посредством кумулятивного голосования, при котором число голосов участника голосования умножается на количество мест в формируемом органе общества и распределяется между кандидатами в пропорции предпочтений голосующего участника. Данный способ голосования так же должен быть предусмотрен уставом общества.

Решение общего собрания может быть принято без проведения собственно собрания (совместного присутствия) участников. Такое решение принимается посредством заочного голосования (опросным путем). Целесообразность принятия решений таким образом может быть обусловлена удаленностью участников друг от друга, их загруженностью и иными мотивами экономии времени. Процедура собственно голосования не имеет строгого закрепления в законе. Основное требования – возможность идентифицировать отправителя документа и возможность документальной фиксации результатов голосования. Таким образом, голосование посредством отправки смс-сообщения на определенный номер, в дальнейшем в любом случае потребует распечатки и приложения в качестве доказательства результатов голосования к принятому решению.

Закон содержит запрет на решение вопросов, связанных с утверждением итогов деятельности общества за год. Эта норма корреспондируется с требованием закона проводить ежегодно как минимум одно собрание участников.

Как уже говорилось выше, результаты собрания должны фиксироваться протоколом общего собрания. Ведение протокола организуется исполнительным органом общества, подписывает протокол председатель собрания. Распространенная практика составления протоколов собраний – подпись избранного секретаря, однако закон не содержит никаких требований на этот счет. Многостраничный протокол должен быть прошит и скреплен подписью исполнительного органа Общества или опять же председателя собрания. Закон опять же не содержит прямых указаний на это, но такие действия необходимо совершать в целях предотвращения возможности искажения результатов голосования по вопросам повестки дня. Протокол общего собрания подшивается в журнал протоколов и хранится по месту нахождения исполнительного органа общества.

Автор: Д. Чернокальцев